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Hébergement
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Crédits
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Propriété intellectuelle
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Loi applicable
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Politique de confidentialité de nos contrats commerciaux

La présente politique de confidentialité vise à vous (« Vous ») toutes les informations relatives au traitement de vos données à caractère personnel (« Données ») par Hedgeguard, tel que défini ci-dessous, avant ce traitement.

Qui sommes-nous ?

Hedgeguard Financial Software, une société française située au 18 avenue de Messine, 75008 Paris (France) enregistrée au RCS de Paris sous le numéro 490656238.

Les termes « Hedgeguard », « nous », « notre » ou « nos » font référence à cette entité.

Hedgeguard propose une solution de gestion de portefeuille qui permet aux fonds d’investissement et aux gestionnaires de suivre et d’organiser leurs activités financières et leurs investissements (par exemple, la vente/l’achat de titres financiers).

La solution de Hedgeguard est soit fournie en ligne (SaaS), soit installée dans les locaux du client.

Une société travaillant comme gestionnaire de fonds a souscrit au service de Hedgeguard (le « Client »). Comme vous travaillez avec le Client, vous devez également pouvoir accéder à notre service et l’utiliser. Nous vous fournirons donc un accès et toutes les informations nécessaires (Connexion, mot de passe). 

Quelles sont les informations que nous recueillons auprès de vous ? et comment ?

Avant votre premier accès à notre service, nous pouvons être amenés à collecter et à traiter tout ou partie des informations suivantes : 

• Prénom et nom ;
• Votre adresse électronique ;
• Fonction professionnelle

Pendant que vous utilisez notre service, nous pouvons recueillir les données supplémentaires suivantes :

• Connexion 
• Journal et activité sur le service
• Droits d’accès

Nous pouvons recueillir ces catégories de données directement auprès de vous mais aussi auprès du Client (par exemple pour créer vos données de connexion). Lorsque les données sont collectées indirectement, le Client doit vous fournir la présente Politique de Confidentialité et toute information supplémentaire requise par la réglementation et la législation applicables avant de traiter vos Données.

Nous collectons également vos Données directement.

Lorsque nous collectons des données auprès de Vous, nous identifions les champs obligatoires par un astérisque. Certaines des Données que nous demandons sont obligatoires, par exemple pour l’utilisation de certains outils.

En aucun cas, nous ne collecterons vos Données sans vous fournir une information préalable.

Dans le cas où vos coordonnées changent et que ce changement nécessite une modification de vos données telles qu’elles sont enregistrées dans le service, vous acceptez de les mettre à jour, directement ou d’informer le gestionnaire du fonds de ce changement.

Que faisons-nous de vos données ?

Hedgeguard traite vos Données en tant que sous-traitant agissant au nom et pour le compte du Client qui est le responsable du traitement. Cela signifie que nous recueillons, consultons et utilisons vos données dans le cadre de l’accord conclu entre Hedgeguard et le Client. Pour plus d’informations sur le traitement de vos Données, nous vous recommandons également de vérifier attentivement la politique de confidentialité du Client.

Nous traitons vos Données aux fins suivantes :

Finalités et finalités secondaires	Moment de la collecte	Données collectées	Base légale
Création des données d’accès / de connexion au SSO pour vous permettre d’accéder à la solution de gestion de portefeuille	1er accès à la solution de gestion de portefeuille.	Prénom et nom de famille;  Adresse e-mail;  Fonction professionnelle	Exécution du contrat avec le Client
Gestion des droits des utilisateurs et des pouvoirs	1er accès à la solution de gestion de portefeuille.	Adresse e-mail	Exécution du contrat avec le Client
Sécurité de la solution de gestion de portefeuille	1er accès à la solution de gestion de portefeuille.	Adresse e-mail;  Fonction professionnelle	L’intérêt légitime de Hedgeguard
Statistiques pour analyser les usages de la solution de gestion de portefeuille	Quand Vous utilisez la solution de gestion de portefeuille	Prénom et nom de famille;  Adresse e-mail;  Fonction professionnelle	L’intérêt legitime de Hedgeguard
Gestion de la relation Client/utilisateur	1er accès à la solution de gestion de portefeuille.	Prénom et nom de famille;  Adresse e-mail;  Fonction professionnelle	Exécution du contrat avec le Client
Gestion de l’intention d’investissement	Quand Vous utilisez la solution de gestion de portefeuille	Prénom et nom de famille;  Adresse e-mail;  Fonction professionnelle	Exécution du contrat avec le Client

Combien de temps conservons nous vos Données ?

Nous ne conservons vos Données que pour la période nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel nous les détenons. En général, la plupart des Données sont conservées pendant la durée de notre accord avec le Client.

En particulier :

• Les Données collectées pour la création d’un compte : Les Données sont conservées pendant toute la durée de la relation entre Hedgeguard et le Client et au plus tard cinq (5) ans à compter de votre dernier contact ;
• Les Données collectées dans le cadre d’une éventuelle procédure judiciaire ou d’un litige : les Données sont conservées conformément aux exigences de la prescription ou pour la durée nécessaire à la preuve de la réalité des faits ; et/ou à des fins de recherche, de constatation et de poursuite d’infractions pénales

Lorsque nous n’avons pas besoin d’utiliser vos Données, en particulier lorsque vous quittez le Client et que nous sommes informés de ce changement, nous supprimons vos Données de nos systèmes et fichiers ou les rendons anonymes afin qu’elles ne permettent plus votre identification.

Nous pouvons conserver certaines Données afin de remplir nos obligations légales ou réglementaires et de nous permettre d’exercer nos droits (par exemple, déposer une plainte devant les tribunaux).

Nous pouvons rendre vos Données totalement anonymes et les utiliser pour générer des statistiques sur notre service et d’autres types de rapports.

Où stockons-nous vos données ? Transférons-nous vos données en dehors de l’UE ?

Vos Données peuvent être transférées, consultées et stockées dans un pays situé en dehors de l’Espace économique européen (l' »EEE »). Elles peuvent également être traitées par des personnes travaillant en dehors de l’EEE qui font partie de notre groupe ou pour l’un de nos prestataires de services de confiance.

Hedgeguard ne transfère les données en dehors de l’EEE que de manière sécurisée et dans le respect des réglementations applicables. Comme certains pays peuvent ne pas avoir de lois régissant l’utilisation et le transfert de données qui garantissent un niveau de protection équivalent à celui de la France, nous nous engageons à mettre en œuvre toutes les mesures nécessaires pour garantir que les tiers respectent les conditions énoncées dans la présente politique de confidentialité et plus généralement les normes de sécurité applicables. Ces mesures peuvent inclure le contrôle des normes appliquées par ces tiers dans le cadre de la protection et de la sécurité des données et/ou l’exécution d’accords appropriés (par exemple, la nouvelle version des clauses contractuelles types adoptée par la Commission de l’Union européenne).

Comment protégeons-nous vos Données ?

Nous prenons toutes les mesures raisonnables et utiles concernant la nature des données et les risques induits par leur traitement, afin de préserver la sécurité des données et, en particulier, d’empêcher qu’elles soient désactivées, déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

En outre, nous exigeons des prestataires de services tiers qui ont accès à vos Données en notre nom, par le biais d’un accord, qu’ils s’engagent à respecter les mêmes obligations.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les mesures de sécurité mises en œuvre pour protéger vos données, vous pouvez également lire notre politique de sécurité.

Toutefois, étant donné que la fourniture de données via Internet n’est pas entièrement sécurisée, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de vos données fournies via Internet.

Flux de données, destinataires des données et intermédiaires techniques tiers

Lors de l’utilisation du Service, les Données peuvent être envoyées et partagées comme suit aux destinataires suivants :

1. Nous recevons les Données du Client ainsi que de Vous directement lors de votre utilisation du service
2. Si Vous avez l’intention de vendre/acheter un titre financier pour un fonds, Nous envoyons vos Données à la plateforme d’échange de courtiers pour valider la transaction
3. Si la transaction est validée, Nous recevons certaines données et informations supplémentaires de la plate-forme d’échange des courtiers
4. Finalement, Nous partageons les Données avec le dépositaire (banque) et l’évaluateur pour transférer les fonds / la monnaie cryptée correspondante.

Dans ce contexte, vos Données sont traitées par le destinataire des données concernées ou par un tiers, agissant en tant que responsable indépendant du traitement ou en tant que sous-traitant du Client, sous réserve de ses propres conditions générales et de sa propre politique de confidentialité, qui sont différentes de celles-ci.

Nous vous recommandons de consulter le Client pour vérifier soigneusement ces documents avant d’accepter la communication de vos Données à ce tiers.

Les Données collectées sur la solution de gestion de portefeuille sont destinées à Hedgeguard et au Client. Elles sont transmises à des tiers de confiance de Hedgeguard qui peuvent traiter vos Données. Seules les informations nécessaires à l’exécution du service par les sous-traitants de Hedgeguard lui sont transmises.

Pour votre complète information, Hedgeguard peut partager vos Données avec les tiers suivants :

Catégories de Sous-traitants secondaires	Bases du traitement secondaire	Politiques de confidentialité de ces sous-traitants secondaires
Fournisseur de services e-mail	Nos partenaires ont accès à vos Données pour des services de courrier électronique	Microsoft   Sendgrid
Fournisseur de Firewall et de systèmes anti-virus	Notre partenaire en charge de la sécurité peut accéder à vos Données	Pfsense
Fournisseur de services de sauvegarde	Notre partenaire en charge de la sauvegarde peut accéder à vos Données pour s’assurer que vos Données sont disponibles	Zerto
Résilience informatique	Notre partenaire en charge de la sauvegarde peut accéder à vos Données pour s’assurer que nous fournissons le Service à un taux de disponibilité suffisant.	Zerto

Fournisseur de services d’hébergement

Selon l’option choisie par le client, la solution de gestion de portefeuille peut être soit installée dans les locaux du client, soit accessible en tant que solution Saas.

Si l’option Saas est sélectionnée, les Données seront hébergées par les deux sous-processeurs secondaires suivants :

• OVH pour l’hébergement des serveurs de production, avec des serveurs situés en France (Lien vers la Politique de confidentialité)
• Microsoft Azure pour l’hébergement de l’application / des Données, avec des serveurs situés en France (Lien vers la politique de confidentialité)

Les coordonnées et les informations relatives à chaque prestataire de services peuvent vous être envoyées sur demande.

Tout membre de notre société, en particulier l’équipe de support et de maintenance, ainsi que les tiers de confiance mentionnés ci-dessus, peuvent avoir accès à vos données, à condition que :

• Ils aient besoin d’un tel accès à vos données,
• Si possible, les Données sont sous une forme pseudonymisée (ne permettant aucune identification directe), et
• Cela est nécessaire dans le cadre de votre processus de collaboration au sein de Hedgeguard, ou pour répondre à nos obligations légales, pour empêcher les fraudes et/ou de sécuriser nos outils, pour des raisons de sécurité physique, ou après avoir obtenu votre consentement pour le faire.

Hedgeguard impose des engagements forts à ces co-contractants en ce qui concerne le traitement, la confidentialité et les mesures de sécurité concernant les Données auxquelles ces prestataires de services ont accès. Ainsi, nous ne leur fournissons que les Données nécessaires à l’exécution des services qui leur ont été confiés et nous exigeons qu’ils n’utilisent pas vos Données à d’autres fins.

Cela signifie que nous pouvons communiquer vos Données à notre société holding, Hedgeguard IR, et à ses filiales dans le monde entier.

Nous pouvons également communiquer vos Données à des tiers dans certaines situations spécifiques :

• Si nous décidons ou avons l’intention de transférer une activité/entreprise ou des actifs (par tout moyen, y compris la vente de l’entité exerçant cette activité ou possédant ces actifs), nous pouvons divulguer vos données à l’acheteur de cette activité ou de ces actifs et aux acheteurs potentiels dans le cadre d’un audit, y compris à leurs conseils.
• Si Hedgeguard ou une partie de ses actifs est acquise par un tiers, vos Données seront considérées comme l’un des actifs transférés. Si tel est le cas, vos Données seront traitées par l’acquéreur qui agira en tant que nouveau responsable du traitement et sa politique de confidentialité des données régira alors le traitement de vos données.
• Si nous sommes obligés de divulguer ou de partager vos données pour nous conformer à une obligation légale, ou à toute autre circonstance que vous avez acceptée ; ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Hedgeguard, de ses clients ou de ses employés
• Si vous avez donné votre consentement à cet effet ; ou
• Si la loi, la règlementation ou toute décision (d’un tribunal ou d’une autorité publique) nous permet ou nous oblige à le faire.

Quels droits avez-vous sur vos données ?

Vous avez les droits suivants :

Être informé	Vous avez le droit de recevoir des informations claires, transparentes, compréhensibles et facilement accessibles sur la manière dont nous utilisons vos données et sur vos droits. Tel est l’objet de la présente Politique de Confidentialité.
Avoir accès à et obtenir une copie de vos Données	Vous avez le droit d’accéder aux données que nous traitons et d’en obtenir une copie sur simple demande.
Droit à la rectification	Vous avez le droit d’exiger que vos données soient rectifiées si elles sont inexactes ou périmées et / ou complétées si elles sont incomplètes.
Droit d’opposition	Vous pouvez vous opposer, par écrit, à la collecte et au traitement de vos données dans le cadre de tout traitement fondé sur nos intérêts légitimes, sous réserve des dispositions légales et réglementaires applicables.
Droit à l’effacement et droit à l’oubli	Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement ou la suppression de vos données. Il ne s’agit pas d’un droit absolu, car nous pouvons être contraints de conserver vos Données pour des raisons légales ou légitimes.
Droit de retirer votre consentement pour les traitements basés sur le consentement (s’il y en a)	Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données si ce traitement est basé sur votre consentement. Le retrait de votre consentement n’a pas de conséquences sur la licéité du traitement fondé sur le consentement avant ce retrait. Par exemple, vous pouvez vous opposer à la réception de nos messages de marketing à tout moment en cliquant sur le lien « se désabonner » dans tout courriel ou communication que vous recevez.
Droit de vous opposer au traitement de vos Donnés pour les traitements de Données basés sur l’intérêt légitime (s’il y en a)	Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données lorsqu’il s’agit d’un traitement fondé sur un intérêt légitime.
Droit à la restriction du traitement	Vous avez le droit de demander la restriction du traitement de vos Données. Cela signifie que le traitement de vos données  sera limité, afin que nous puissions conserver les données mais pas les utiliser ou les traiter. Ce droit s’applique dans des circonstances spécifiques telles que définies par la réglementation applicable, à savoir –          l’exactitude des données est contestée par la Personne concernée (c’est-à-dire Vous), pendant une période permettant au Responsable du traitement de vérifier l’exactitude des données ; –          le traitement est illégal et la Personne concernée (c’est-à-dire Vous) s’oppose à la suppression des données et demande à la place la limitation de leur utilisation ; –          le Responsable du traitement n’a plus besoin des Données pour les besoins du traitement, mais la Personne concernée (c’est-à-dire Vous) en a besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de ses droits ; –          la Personne concernée (c’est-à-dire Vous) s’est opposée au traitement sur la base des motifs légitimes du responsable du traitement, en attendant de vérifier si les motifs légitimes du responsable du traitement l’emportent sur ceux de la Personne concernée (c’est-à-dire Vous).
Déposer une réclamation devant une autorité protection des données	Vous avez le droit de déposer une plainte devant l’autorité de protection des données de votre pays pour contester les pratiques de Hedgeguard en matière de protection des données et de respect de la vie privée.
Droit à la portabilité des données	Vous avez le droit de déplacer, copier ou transmettre des données de notre base de données à une autre. Cela ne s’applique qu’aux données que vous avez fournies, lorsque le traitement est basé sur votre consentement ou un accord et qu’il est mis en œuvre par des moyens automatisés.
Droit d’organiser l’usage de vos Données après votre décès	Vous avez le droit de fournir à Hedgeguard des instructions concernant l’utilisation et l’avenir de vos données après votre décès.

Pour exercer chacun des droits listés ci-dessus, merci de nous contacter à l’adresse e-mail suivante : dpo@hedgeguard.com ou par courrier à l’adresse suivante : Hedgeguard Financial Software, 42 Rue de Clichy, 75009 Paris.

Il est possible que nous vous demandions des informations supplémentaires à propos de votre demande.  

Pour toute information supplémentaire, vous pouvez contacter Hedgeguard au 0033 1 83 62 00 53